個人情報を含む文書の不適切な廃棄処理について

清瀬市消費生活センターでの受付票等の不適切な廃棄処理について

　この度、標記の事務執行につきまして、個人情報を含む書類を不適切な方法で廃棄する事故が発生しました。消費生活行政に対する信頼を損なうことになりましたことをお詫びするとともに、概要等をお知らせします。今後はこのようなことが発生しないように個人情報の管理を徹底して参ります。

概要

　消費生活相談を受けた相談者の受付票や契約書の写し等の個人情報を含む文書が、通常の廃棄手順を踏まず、清掃請負業者により消費生活センターから廃棄物として搬出され、古紙再生のために溶解処理されました。

事案

　消費生活センターの保管文書を整理するため、令和3年度に消費生活相談を受けた相談者の受付票や契約書の写しといった個人情報を含む書類を1つの段ボール箱に格納し、事務室内のごみ箱近くのキャビネット上に置いていたところ、5月15日（金曜日）の清掃作業時に廃棄物として搬出されました。
　搬出された文書は、古紙として資源回収業者を経由して製紙工場に持ち込まれ、再生紙の原料とするため、5月22日（金曜日）までに溶解処理されました。5月29日（金曜日）、職員が事務室内に当該段ボール箱がないことに気付き、事態が発覚しました。
　なお、市では、個人情報を含む機密文書は、廃棄文書を庁内で集積した後、専門業者の回収運搬を経て、溶解処理する方法が通常の廃棄手順です。

不適切な方法により廃棄した書類

　令和3年度に消費生活相談を受けた722件分の受付票、聞き取り内容のメモや契約書の写しなどの書類

不適切な方法により廃棄した書類に記載されていた個人情報

相談者の氏名、住所、電話番号、年齢

原因

　本来であれば、個人情報を含む書類は、施錠できるキャビネットの中で保管するべきですが、ごみ箱近くのキャビネット上に置いてしまい、廃棄物として搬出されてしまいました。

市民の方への対応

本ページ及び市報において、本件について相談者の方々にお詫びするとともに、お知らせしてまいります。

再発防止策

　個人情報を含む書類の保管は、執務時間中においてもキャビネットの中で行い、退勤の際はキャビネットに施錠することを徹底します。
　また、事務室内のごみ箱の位置を変更するなど、今後、不適切な方法による廃棄が発生しないように対策を講じます。