野塩地域市民センターでの申告受付における申告書の置忘れ事故について（2024年2月29日発表）

この度、標記の事務執行につきまして、個人情報を含む書類を公共施設内に置き忘れる事故が発生いたしました。
市民の皆様に多大なご迷惑をおかけし、行政に対する信頼を損なうことになりましたことをお詫びするとともに、概要等をお知らせします。

1　概要

令和6年2月5日に清瀬市立野塩地域市民センターで受け付けた市民税・都民税申告書及び添付書類の一部を同月11日までの間、受付会場に置き忘れたことが判明しました。

2　事案

令和6年2月5日（月曜日）の野塩地域市民センターでの税申告受付を16時に終了し撤収作業を行った際に、個人情報を含む書類の置忘れが発生しました。
11日（日曜日）夜に市が委託する同センター警備員が机の下（天板下の棚）に置かれた書類を発見し、13日（火曜日）に課税課職員が確認したところ、2月5日に受付済の市民税・都民税申告書であることが確認されました。
また、申告書については、件数を申告書現物のみでの確認としていたため、可能性は低いと思料しておりますが、これ以外の申告書がなかったとは断定できていません。
なお、当該場所は会議室として貸出をしている施設となり、置忘れの期間中に市民利用が6回ありますが、現時点では、個人情報が外部へ漏出したことを伺わせる事実や不正使用等の事実は確認されておりません。

3　置き忘れた書類

市民14名分の令和6年度市民税・都民税申告書及び添付書類

4　置き忘れた書類に記載されていた個人情報

納税者の氏名、フリガナ、住所、生年月日、個人番号（マイナンバー）、収入金額、所得金額、及び扶養親族の氏名、生年月日などの所得控除内容等のほか申告書及び添付書類に記載された内容

5　原因

受付後の申告書は、作業中以外は専用の箱に格納することとしていましたが、申告書の内容を整理する作業を行うため箱から取り出して机上で当該作業を行っている最中、新たな相談者を受け付けるため中断する際に、専用箱に戻さず机の下の棚に一時的に置いてしまいました。
また、当日受付終了後の確認において机の中の目視確認を怠ってしまいました。

6　市民の方への対応

14件の対象者の皆様には職員が経緯を説明し、お詫びしております。
なお、対象でなくとも、2月5日（月曜日）に野塩地域市民センターで申告書を受け付けた皆様には文書にて本件についてお知らせしております。

7　再発防止策

受け付けた申告書の専用箱への格納及び受付終了後の確認を徹底します。
また、申告を受け付ける際に、相談者から申告書以外に受付票を受領し、申告書と照合を行うこととしました。

問い合わせ先

課税課市民税係

（電話）：042-497-2040